Datenschutzerklärung – CloudEngagePro.com

Stand: 19. Oktober 2026

CloudEngagePro.com legt großen Wert auf Datenschutz, Vertraulichkeit und einen verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten. Als Spezialist für Salesforce Marketing Cloud, Account Engagement, Marketingautomatisierung und internationale CRM-Integrationen betrachten wir eine vertrauenswürdige Datenverarbeitung als wesentlichen Bestandteil professioneller Geschäftstätigkeit. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich für eindeutig festgelegte Zwecke, auf Grundlage einer anwendbaren Rechtsgrundlage und unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie weiterer geltender Datenschutzvorschriften.

In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht, wie wir diese Daten schützen, wann Dritte beteiligt sein können und welche Rechte Ihnen zustehen. Dabei unterscheiden wir zwischen personenbezogenen Daten, die CloudEngagePro für eigene Geschäftszwecke verarbeitet, und Daten, die wir im Auftrag unserer Kunden innerhalb ihrer Salesforce-Umgebungen oder anderer Geschäftssysteme bearbeiten.

1. Wer wir sind und wer für die Datenverarbeitung verantwortlich ist

CloudEngagePro.com ist eine Geschäftsbezeichnung von OnlineMarketingMan.net, einem in den Niederlanden ansässigen Unternehmen. Das Unternehmen ist für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen seiner eigenen Geschäftstätigkeit verantwortlich. Dazu gehören die Verwaltung der Website, geschäftliche Kommunikation, Angebotsanfragen, Kundenbeziehungen und administrative Verpflichtungen.

Unternehmensangaben

• Geschäftsbezeichnung: CloudEngagePro.com
• Unternehmen: OnlineMarketingMan.net
• Geschäftsanschrift: Zwanebloem 3, 5803 LW Venray, Niederlande
• Handelsregisternummer (niederländische KvK): 83950834
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: NL003895276B38
• Allgemeine Kontaktadresse: info@cloudengagepro.com
• Datenschutzkontakt: privacy@cloudengagepro.com

Wenn CloudEngagePro personenbezogene Daten innerhalb einer Salesforce-Umgebung eines Auftraggebers verarbeitet, kann der jeweilige Auftraggeber als Verantwortlicher und CloudEngagePro als Auftragsverarbeiter tätig sein. Diese Rollenverteilung richtet sich nach den tatsächlich ausgeführten Tätigkeiten, den Zwecken der Verarbeitung und den geltenden Vereinbarungen. Sofern CloudEngagePro ausschließlich nach dokumentierten Weisungen des Auftraggebers handelt, werden die entsprechenden Verpflichtungen in einem geeigneten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) festgelegt.

2. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Wir beschränken die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Informationen, die für unsere Geschäftstätigkeit, Dienstleistungen, Kommunikation und gesetzlichen Verpflichtungen relevant und erforderlich sind. Welche Daten tatsächlich verarbeitet werden, hängt von Ihrer Beziehung zu CloudEngagePro und den in Anspruch genommenen Leistungen ab.

2.1 Daten, die Sie uns selbst zur Verfügung stellen

Wenn Sie Kontakt mit uns aufnehmen, ein Beratungsgespräch anfragen oder im Namen eines Unternehmens eine Geschäftsbeziehung mit uns eingehen, können wir folgende Informationen verarbeiten:

• Name, Position, Unternehmensname und geschäftliche Kontaktdaten.
• E-Mail-Adresse, Telefonnummer und relevante Korrespondenz.
• Inhalte von Kontaktformularen, Anfragen, E-Mails und gegebenenfalls übermittelten Dokumenten.
• Informationen über Ihr Unternehmen, Projektziele, Salesforce-Umgebung und gewünschte Dienstleistungen.
• Angaben, die für Angebote, Verträge, Rechnungsstellung und kaufmännische Verwaltung erforderlich sind.
• Termininformationen und geschäftliche Gesprächsnotizen zu vereinbarten Besprechungen.

2.2 Technische Daten und Nutzung der Website

Beim Besuch von CloudEngagePro.com können technische Daten verarbeitet werden, die für den Betrieb, die Sicherheit und die Verwaltung der Website erforderlich sind. Abhängig von den eingesetzten Technologien und Ihren Cookie-Einstellungen können hierzu IP-Adressen, Browsertypen, Geräteinformationen, besuchte Seiten, Fehlermeldungen, Zeitstempel und begrenzte Informationen über die Websitenutzung gehören. Für optionale Analyse- und Marketingtechnologien gelten die jeweiligen Anforderungen an Einwilligung und Transparenz.

2.3 Daten innerhalb von Salesforce-Projekten

Im Rahmen unserer Salesforce-Beratung kann CloudEngagePro im Auftrag eines Kunden Zugriff auf personenbezogene Daten in Salesforce CRM, Marketing Cloud Account Engagement, Marketing Cloud Engagement oder angebundenen Systemen erhalten. Je nach Auftrag können dies Kontaktdaten, Prospect-Informationen, Engagement-Daten, Lead-Scores, Kampagnendaten, Account-Beziehungen und operative Protokolldaten sein.

Der Zugriff auf diese Informationen erfolgt ausschließlich für die vereinbarten Leistungen, beispielsweise Konfiguration, Analyse, Integration, Support und Optimierung. Der Auftraggeber bleibt für die Rechtmäßigkeit der Datenerhebung und die von ihm als Verantwortlichem bestimmten Verarbeitungszwecke verantwortlich, soweit sich diese Zuständigkeit aus der tatsächlichen Rollenverteilung ergibt.

2.4 Besondere Kategorien personenbezogener Daten

CloudEngagePro fordert im Rahmen seiner regulären Beratungs- und Websiteaktivitäten keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten an, beispielsweise Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen oder biometrische Daten. Wir bitten Sie, solche Informationen nicht über das Kontaktformular oder per gewöhnlicher E-Mail an uns zu übermitteln. Falls die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten für einen konkreten Kundenauftrag erforderlich ist, müssen zuvor geeignete Rechtsgrundlagen, Sicherheitsmaßnahmen und vertragliche Vereinbarungen festgelegt werden.

3. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich dann, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage gemäß Artikel 6 DSGVO besteht. Welche Rechtsgrundlage anwendbar ist, richtet sich nach dem jeweiligen Zweck und den Umständen der Verarbeitung. Bei geschäftlichen Kontaktpersonen kann das berechtigte Interesse an professioneller Kommunikation einschlägig sein, während bei Verträgen mit natürlichen Personen die Verarbeitung zur Vertragserfüllung erforderlich sein kann.

Wenn wir uns auf ein berechtigtes Interesse stützen, prüfen wir, ob die Verarbeitung erforderlich und verhältnismäßig ist und ob die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen überwiegen. Bei elektronischer Direktwerbung berücksichtigen wir zusätzlich die geltenden Vorschriften für unaufgeforderte Kommunikation. Eine bestehende Geschäftsbeziehung stellt für sich genommen keine uneingeschränkte Einwilligung in Werbemaßnahmen dar.

4. Aufbewahrungsfristen und Datenminimierung

Wir speichern personenbezogene Daten nicht länger, als es für die Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden. Bei der Festlegung der Aufbewahrungsfristen berücksichtigen wir die Art der Daten, vertragliche Vereinbarungen, gesetzliche Aufbewahrungspflichten, mögliche Rechtsstreitigkeiten und die Notwendigkeit, bereits erbrachte Leistungen nachvollziehbar dokumentieren zu können.

Für geschäftliche Verwaltungsunterlagen, einschließlich Rechnungen und Informationen, die der niederländischen steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, gilt in den Niederlanden grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren. Die Aufbewahrungsfristen für Kontaktanfragen, Projektunterlagen, Korrespondenz und Gesprächsnotizen richten sich nach dem jeweiligen Zweck, der Notwendigkeit einer weiteren Speicherung sowie möglichen vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen.

Daten, die auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, werden nach einem wirksamen Widerruf nicht länger für den betreffenden einwilligungsabhängigen Zweck verwendet. Begrenzte Informationen können jedoch gespeichert bleiben, wenn dies erforderlich ist, um eine Abmeldung nachzuweisen oder erneute unerwünschte Kommunikation zu verhindern.

Für Daten, die wir ausschließlich im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, gelten die vereinbarten Aufbewahrungsfristen und Weisungen des Auftraggebers. Nach Beendigung des Auftrags werden diese Daten entsprechend dem geltenden Auftragsverarbeitungsvertrag gelöscht oder zurückgegeben, sofern keine gesetzliche Verpflichtung eine weitere Aufbewahrung erforderlich macht.

5. Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Für unsere Geschäftstätigkeit und Dienstleistungen können wir externe Dienstleister einsetzen. Soweit diese in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, treffen wir geeignete Vereinbarungen über Vertraulichkeit, Sicherheit, Verarbeitungszwecke und Datenschutz. Nicht jeder externe Dienstleister ist rechtlich als Auftragsverarbeiter einzustufen; die jeweilige Rolle richtet sich nach der tatsächlich erbrachten Leistung.

Abhängig von den eingesetzten Systemen können Empfänger oder Dienstleister insbesondere folgenden Kategorien angehören:

• Websitehosting, technischer Support, Cloudspeicher und Backup-Dienste.
• Geschäftliche E-Mail-Dienste, Bürosoftware, Terminplanung und Kommunikationsdienste.
• CRM-, Marketingautomatisierungs- und Integrationsplattformen.
• Buchhaltungs-, Finanz- und andere professionelle Unternehmensdienstleister.
• Webanalyse-, Sicherheits- und Websiteverwaltungsdienste.
• KI-Dienstleister, ausschließlich soweit ihre Nutzung für den betreffenden Verarbeitungszweck und die beteiligten Daten zulässig ist.

Wir stellen personenbezogene Daten Dritten nicht ohne gültige Rechtsgrundlage für deren eigenständige kommerzielle Zwecke zur Verfügung. Ist eine Offenlegung erforderlich, um eine gesetzliche Verpflichtung oder eine rechtmäßige Anfrage einer zuständigen Behörde zu erfüllen, prüfen wir die geltenden Anforderungen und beschränken die übermittelten Daten auf das erforderliche Maß.

6. Salesforce, Kundenumgebungen und Auftragsverarbeitung

Als Salesforce-Spezialist kann CloudEngagePro Tätigkeiten in Produktivumgebungen, Testumgebungen, Marketingautomatisierungsplattformen und CRM-Systemen unserer Kunden ausführen. Diese Umgebungen können vertrauliche Unternehmensinformationen und personenbezogene Daten enthalten. Der Zugriff muss daher im Vorfeld funktional, vertraglich und technisch eindeutig abgegrenzt werden.

Wenn CloudEngagePro als Auftragsverarbeiter tätig ist, handeln wir ausschließlich im Rahmen der dokumentierten Weisungen des Auftraggebers und der Bestimmungen des geltenden Auftragsverarbeitungsvertrags. Soweit relevant, umfassen diese Vereinbarungen Art und Zweck der Verarbeitung, Kategorien personenbezogener Daten, Zugriffsberechtigungen, Vertraulichkeit, Sicherheit, Unterauftragsverarbeiter, internationale Datenübermittlungen und die Bearbeitung von Betroffenenanfragen.

Der Auftraggeber bleibt für die eigene Auswahl und Konfiguration seiner Salesforce-Produkte, die Rechtsgrundlagen für Marketingaktivitäten, die Qualität der Einwilligungsnachweise und die Einhaltung der geltenden Kommunikations- und Datenschutzvorschriften verantwortlich, soweit diese Verpflichtungen dem Auftraggeber zuzuordnen sind.

CloudEngagePro erwirbt durch die Durchführung technischer oder funktionaler Tätigkeiten nicht automatisch das Recht, Kundendaten für eigene Marketingzwecke zu verwenden. Der Zugriff auf eine Salesforce-Umgebung bedeutet ebenso wenig, dass sämtliche darin enthaltenen Informationen für Analysen, Exporte, KI-Verarbeitung oder andere Anwendungen wiederverwendet werden dürfen.

7. Einsatz künstlicher Intelligenz und Automatisierung

KI-gestützte Werkzeuge können bei Beratung, Analyse, Textverarbeitung, Dokumentation oder technischer Vorbereitung eingesetzt werden. Ihr Einsatz muss auf den jeweiligen Verarbeitungszweck, die Art der Daten, vertragliche Einschränkungen und die verfügbaren Sicherheits- und Datenschutzgarantien abgestimmt sein.

Für personenbezogene Daten aus Kundenumgebungen gilt, dass eine Verarbeitung durch externe KI-Dienste nur zulässig ist, wenn die betreffende Verarbeitung im Rahmen des Auftrags und der geltenden Vereinbarungen gestattet ist. Dabei müssen unter anderem die Notwendigkeit der Datenweitergabe, eine mögliche Anonymisierung oder Pseudonymisierung, Anbieterbedingungen, Datenspeicherung, internationale Datenübermittlungen und eine mögliche Verwendung der Daten zum Modelltraining geprüft werden.

Wo immer möglich, wenden wir den Grundsatz der Datenminimierung an und verwenden Informationen, die nicht unmittelbar einzelnen Personen zugeordnet werden können. Vertrauliche Kundendaten dürfen nicht allein aus Gründen der Bequemlichkeit in externe Systeme eingegeben werden. Hat ein Auftraggeber besondere Beschränkungen für den KI-Einsatz festgelegt, sind diese Bestandteil der Bedingungen für die Durchführung der Arbeiten.

Durch den Einsatz künstlicher Intelligenz wird die Verantwortung für Qualität, Rechtmäßigkeit oder Vertraulichkeit der Datenverarbeitung nicht auf ein automatisiertes System übertragen. Wo eine menschliche Prüfung erforderlich ist, bleibt diese Bestandteil des Arbeitsprozesses.

8. Datensicherheit und Vertraulichkeit

CloudEngagePro verfolgt den Grundsatz, den Zugriff auf personenbezogene Daten auf Personen und Systeme zu beschränken, die diese Informationen für einen legitimen Zweck benötigen. Angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen müssen der Art und Sensibilität der Daten sowie den mit ihrer Verarbeitung verbundenen Risiken entsprechen.

Zu den relevanten Sicherheitsmaßnahmen gehören insbesondere Zugriffsverwaltung, starke Authentifizierung, soweit möglich Multifaktor-Authentifizierung, verschlüsselte Verbindungen, sorgfältige Kontoverwaltung, Softwareaktualisierungen und die Vermeidung unnötiger Datenkopien. Bei Kundenprojekten ergeben sich zusätzliche Sicherheitsanforderungen aus der jeweiligen Kundenumgebung, den erteilten Berechtigungen und den vertraglichen Vereinbarungen.

Bei einer möglichen Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten muss geprüft werden, welche Maßnahmen zur Begrenzung der Folgen erforderlich sind und ob eine Meldung an den Verantwortlichen, die Aufsichtsbehörde oder betroffene Personen notwendig ist. Für Kundendaten, die wir als Auftragsverarbeiter behandeln, gelten die vereinbarten Melde- und Mitwirkungspflichten.

Kein digitales System kann absolute Sicherheit gewährleisten. Deshalb ist eine kontinuierliche Überprüfung von Zugriffsrechten, Konfigurationen, Schwachstellen und betrieblichen Verfahren notwendig.

9. Internationale Verarbeitung und Datenübermittlung außerhalb des EWR

CloudEngagePro ist in einem internationalen Geschäftsumfeld tätig. Kunden, Lieferanten und digitale Plattformen können sich innerhalb oder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) befinden. Die Nutzung international tätiger Cloud- und Kommunikationsdienste kann dazu führen, dass personenbezogene Daten aus anderen Ländern abgerufen oder dort verarbeitet werden.

Bei der Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des EWR muss eine gültige datenschutzrechtliche Übermittlungsgrundlage vorliegen. Abhängig vom Empfängerland und vom betreffenden Dienstleister kann dies beispielsweise auf einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder geeigneten Garantien wie den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Standard Contractual Clauses, SCCs) beruhen. Soweit erforderlich, müssen zusätzliche Schutzmaßnahmen und eine Bewertung der Übermittlungsrisiken erfolgen.

Der Unternehmenssitz eines Softwareanbieters oder das Vorhandensein europäischer Rechenzentren garantiert für sich genommen nicht, dass personenbezogene Daten ausschließlich innerhalb des EWR verarbeitet werden. Deshalb müssen auch Supportzugriffe, Unterauftragsverarbeiter und die tatsächlichen Datenflüsse berücksichtigt werden.

10. Cookies, Webanalyse und Websiteeinstellungen

CloudEngagePro.com verwendet technische Einrichtungen, die für den ordnungsgemäßen Betrieb und die Sicherheit der Website erforderlich sein können. Abhängig von der aktuellen Websitekonfiguration können darüber hinaus Analyse- oder Marketingtechnologien eingesetzt werden.

Für Cookies und vergleichbare Technologien, die eine Einwilligung erfordern, muss zuvor eine wirksame Entscheidung eingeholt werden. Die Einwilligung muss freiwillig erfolgen und kann widerrufen werden. Die Ablehnung nicht notwendiger Cookies darf die Nutzung der wesentlichen Websitefunktionen nicht verhindern.

Weitere Informationen zu Cookie-Arten, Zwecken, Anbietern, Speicherdauern und verfügbaren Einstellungen finden Sie in unserer Cookie-Erklärung.

11. Ihre Datenschutzrechte

Wenn CloudEngagePro Ihre personenbezogenen Daten als Verantwortlicher verarbeitet, können Sie abhängig von den Umständen und gesetzlichen Voraussetzungen verschiedene Rechte ausüben. Hierzu gehören insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch.

Beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die vor dem Widerruf erfolgt ist. Einer Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung können Sie widersprechen; die betreffenden personenbezogenen Daten dürfen anschließend nicht länger für diesen Zweck verarbeitet werden.

Sie können Ihr Anliegen an privacy@cloudengagepro.com richten. Soweit es zur Überprüfung Ihrer Identität erforderlich ist, können wir zusätzliche Informationen anfordern. Dabei fragen wir nicht mehr personenbezogene Daten ab, als für eine sorgfältige Bearbeitung notwendig sind.

Wir beantworten Ihre Anfrage grundsätzlich innerhalb eines Monats nach ihrem Eingang. Ist ein Antrag komplex oder gehen mehrere Anträge gleichzeitig ein, kann die gesetzliche Frist unter den Voraussetzungen der DSGVO um bis zu zwei weitere Monate verlängert werden. Wir informieren Sie in diesem Fall fristgerecht über die Verlängerung und die Gründe dafür.

Bezieht sich Ihr Anliegen auf personenbezogene Daten, die wir ausschließlich im Auftrag eines Kunden verarbeiten, kann der betreffende Kunde der Verantwortliche sein. In diesem Fall unterstützen wir den Auftraggeber entsprechend unseren vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen bei der ordnungsgemäßen Bearbeitung.

Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig verarbeitet werden, können Sie sich bei der niederländischen Datenschutzaufsichtsbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) oder, soweit zuständig, bei einer anderen europäischen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

12. Daten aus anderen Quellen und automatisierte Entscheidungsfindung

Bei geschäftlichen Kontakten können personenbezogene Daten nicht nur unmittelbar von Ihnen stammen, sondern gegebenenfalls auch von Ihrem Unternehmen übermittelt oder aus einschlägigen öffentlich zugänglichen geschäftlichen Quellen bezogen werden. In diesen Fällen gelten die Informationspflichten der DSGVO, einschließlich der gegebenenfalls erforderlichen Angaben zu Datenkategorien, Herkunft und Verarbeitungszwecken.

Der Einsatz von Salesforce, Marketingautomatisierung oder KI bedeutet nicht automatisch, dass CloudEngagePro für eigene Zwecke ausschließlich automatisierte Entscheidungen trifft, die gegenüber Personen rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Wird eine solche Entscheidungsfindung tatsächlich eingesetzt, müssen, soweit die DSGVO dies vorschreibt, spezifische Informationen zur zugrunde liegenden Logik, ihrer Bedeutung und den voraussichtlichen Auswirkungen bereitgestellt werden.

13. Minderjährige

CloudEngagePro richtet seine Dienstleistungen an Unternehmen, Geschäftsleute und Organisationen. Die Website und unsere Beratungstätigkeiten sind nicht speziell für Minderjährige bestimmt. Sollte bekannt werden, dass personenbezogene Daten Minderjähriger ohne geeignete Rechtsgrundlage eingegangen sind, prüfen wir die erforderlichen Maßnahmen, einschließlich einer Löschung, soweit diese angemessen und gesetzlich vorgeschrieben ist.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich gesetzliche Anforderungen, Geschäftstätigkeiten, Technologien, Dienstleister oder unsere Datenverarbeitung ändern. Die jeweils aktuelle Fassung wird auf CloudEngagePro.com veröffentlicht und mit einem Versionsdatum versehen. Hat eine Änderung wesentliche Auswirkungen auf die Verarbeitung personenbezogener Daten, prüfen wir, ob zusätzliche Informationen oder eine Einwilligung erforderlich sind.

15. Kontakt zu Datenschutz und personenbezogenen Daten

Haben Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung, zur Verarbeitung personenbezogener Daten, zu internationalen Datenübermittlungen oder zu Ihren Rechten gemäß DSGVO? Kontaktieren Sie uns bitte über die nachfolgenden Angaben.

CloudEngagePro.com
Geschäftsbezeichnung von OnlineMarketingMan.net
Zwanebloem 3
5803 LW Venray
Niederlande

Datenschutzkontakt: privacy@cloudengagepro.com
Allgemeiner Kontakt: info@cloudengagepro.com

Wir bearbeiten Datenschutzfragen und entsprechende Anfragen sorgfältig und prüfen im Einzelfall, welche Informationen, Maßnahmen oder weiteren Schritte erforderlich sind.