Privacyverklaring – CloudEngagePro.com

Versie: 19 oktober 2026

CloudEngagePro.com hecht grote waarde aan privacy, vertrouwelijkheid en een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Als specialist in Salesforce Marketing Cloud, Account Engagement, marketingautomatisering en internationale CRM-integraties erkennen wij dat betrouwbare gegevensverwerking een essentieel onderdeel is van professioneel ondernemerschap. Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven doeleinden, op basis van een toepasselijke rechtsgrond en met inachtneming van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG/GDPR) en andere toepasselijke privacywetgeving.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij gegevens beschermen, wanneer derden betrokken kunnen zijn en welke rechten u heeft. Wij maken daarbij onderscheid tussen persoonsgegevens die CloudEngagePro voor eigen bedrijfsdoeleinden verwerkt en gegevens die wij in opdracht van klanten binnen hun Salesforce-omgeving of andere zakelijke systemen behandelen.

1. Wie wij zijn en wie verantwoordelijk is

CloudEngagePro.com is een handelsnaam van OnlineMarketingMan.net, een in Nederland gevestigde onderneming. De onderneming is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor eigen bedrijfsactiviteiten, waaronder websitebeheer, zakelijke communicatie, offerteaanvragen, klantrelaties en administratieve verplichtingen.

Bedrijfsgegevens

• Handelsnaam: CloudEngagePro.com
• Onderneming: OnlineMarketingMan.net
• Vestigingsadres: Zwanebloem 3, 5803 LW Venray, Nederland
• KvK-nummer: 83950834
• BTW-nummer: NL003895276B38
• Algemeen e-mailadres: info@cloudengagepro.com
• Privacycontact: privacy@cloudengagepro.com

Wanneer CloudEngagePro persoonsgegevens verwerkt binnen een Salesforce-omgeving van een opdrachtgever, kan de betreffende opdrachtgever als verwerkingsverantwoordelijke optreden en CloudEngagePro als verwerker. Deze rolverdeling wordt bepaald door de feitelijke werkzaamheden, de doeleinden van de verwerking en de toepasselijke afspraken. Indien CloudEngagePro uitsluitend handelt volgens gedocumenteerde instructies van de opdrachtgever, worden de verplichtingen vastgelegd in een passende verwerkersovereenkomst.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij beperken de verwerking van persoonsgegevens tot gegevens die relevant en noodzakelijk zijn voor onze zakelijke activiteiten, dienstverlening, communicatie en wettelijke verplichtingen. Welke gegevens daadwerkelijk worden verwerkt, is afhankelijk van uw relatie met CloudEngagePro en de diensten waarvan u gebruikmaakt.

2.1 Gegevens die u zelf verstrekt

Wanneer u contact met ons opneemt, een adviesgesprek aanvraagt of namens een organisatie een zakelijke relatie met ons aangaat, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Naam, functie, bedrijfsnaam en zakelijke contactgegevens.
• E-mailadres, telefoonnummer en relevante correspondentie.
• Inhoud van contactformulieren, aanvragen, e-mails en eventueel meegestuurde documenten.
• Informatie over uw organisatie, projectdoelstellingen, Salesforce-omgeving en gewenste dienstverlening.
• Gegevens die noodzakelijk zijn voor offertes, overeenkomsten, facturatie en zakelijke administratie.
• Agenda-informatie en zakelijke gespreksnotities bij een geplande afspraak.

2.2 Technische gegevens en websitegebruik

Bij een bezoek aan CloudEngagePro.com kunnen technische gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor het functioneren, beveiligen en beheren van de website. Afhankelijk van de gebruikte instellingen en uw cookievoorkeuren kan het gaan om IP-adressen, browsertype, apparaatinformatie, bezochte pagina’s, foutmeldingen, tijdstippen en beperkte gegevens over websitegebruik. Voor optionele analytische en marketingtechnologie gelden de toepasselijke toestemmings- en transparantievereisten.

2.3 Gegevens binnen Salesforce-projecten

Bij Salesforce-consultancy kan CloudEngagePro in opdracht van een klant toegang krijgen tot persoonsgegevens in onder meer Salesforce CRM, Marketing Cloud Account Engagement, Marketing Cloud Engagement of gekoppelde systemen. Afhankelijk van de opdracht kan dit betrekking hebben op contactgegevens, prospectinformatie, engagementgegevens, lead scores, campagnegegevens, accountrelaties en operationele logbestanden.

Toegang tot dergelijke gegevens is uitsluitend bedoeld voor de overeengekomen werkzaamheden, zoals configuratie, analyse, integratie, ondersteuning en optimalisatie. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gegevensverzameling en de doeleinden die deze als verwerkingsverantwoordelijke bepaalt, voor zover de feitelijke rolverdeling dat meebrengt.

2.4 Bijzondere persoonsgegevens

CloudEngagePro vraagt voor zijn reguliere consultancy- en websiteactiviteiten niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, religieuze overtuigingen of biometrische gegevens. Wij verzoeken u dergelijke informatie niet via het contactformulier of gewone e-mail aan ons te verstrekken. Indien bijzondere persoonsgegevens noodzakelijk zijn binnen een specifieke klantopdracht, moeten vooraf passende rechtsgronden, beveiligingsmaatregelen en contractuele afspraken zijn vastgesteld.

3. Doeleinden en rechtsgronden van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een rechtsgrond bestaat zoals bedoeld in artikel 6 van de AVG. De toepasselijke grondslag hangt af van het doel en de omstandigheden van de verwerking. Voor zakelijke contactpersonen kan het gerechtvaardigd belang bij professionele communicatie van toepassing zijn, terwijl een overeenkomst met een natuurlijke persoon op uitvoering van die overeenkomst kan berusten.

Wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, beoordelen wij of dat belang noodzakelijk en proportioneel is en of de rechten en vrijheden van betrokkenen niet zwaarder wegen. Voor elektronische direct marketing houden wij daarnaast rekening met de toepasselijke regels voor ongevraagde communicatie. Een zakelijke relatie vormt op zichzelf geen onbeperkte toestemming voor marketingcommunicatie.

4. Bewaartermijnen en gegevensminimalisatie

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Daarbij houden wij rekening met de aard van de gegevens, contractuele afspraken, wettelijke bewaarplichten, mogelijke geschillen en de noodzaak om eerder verleende dienstverlening te kunnen verantwoorden.

Voor zakelijke administratie, waaronder facturen en gegevens die onder de fiscale administratieplicht vallen, geldt in Nederland in beginsel een bewaartermijn van zeven jaar. Voor contactverzoeken, projectdossiers, correspondentie en gespreksnotities worden bewaartermijnen vastgesteld op basis van het doel, de noodzaak van verdere bewaring en eventuele contractuele of juridische verplichtingen.

Gegevens die worden verwerkt op basis van toestemming worden niet langer voor dat toestemmingsdoel gebruikt wanneer de toestemming geldig wordt ingetrokken. Beperkte gegevens kunnen wel worden behouden wanneer dit noodzakelijk is om een afmelding aan te tonen of om nieuwe ongewenste communicatie te voorkomen.

Voor gegevens die wij uitsluitend namens opdrachtgevers verwerken, gelden de bewaartermijnen en instructies die met de opdrachtgever zijn overeengekomen. Na beëindiging van de opdracht worden deze gegevens verwijderd of teruggegeven overeenkomstig de toepasselijke verwerkersovereenkomst, tenzij een wettelijke verplichting verdere bewaring vereist.

5. Delen van persoonsgegevens met derden

Voor onze bedrijfsvoering en dienstverlening kunnen wij gebruikmaken van externe dienstverleners. Voor zover deze namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij passende afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging, verwerkingsdoeleinden en gegevensbescherming. Niet iedere externe partij is juridisch een verwerker; de betreffende rol wordt bepaald op basis van de feitelijke dienstverlening.

Afhankelijk van de gebruikte systemen kunnen ontvangers of dienstverleners onder de volgende categorieën vallen:

• Websitehosting, technische ondersteuning, cloudopslag en back-updiensten.
• Zakelijke e-mail, kantoorsoftware, agenda- en communicatiediensten.
• CRM-, marketingautomatiserings- en integratieplatforms.
• Boekhoudkundige, financiële en professionele zakelijke dienstverlening.
• Analytics-, beveiligings- en websitebeheerdiensten.
• AI-diensten, uitsluitend voor zover hun inzet voor het betreffende verwerkingsdoel en de betrokken gegevens is toegestaan.

Persoonsgegevens worden niet zonder geldige rechtsgrond aan derden voor zelfstandige commerciële doeleinden ter beschikking gesteld. Indien verstrekking noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting of een rechtsgeldig verzoek van een bevoegde instantie te voldoen, beoordelen wij de toepasselijke verplichtingen en beperken wij de verstrekte gegevens tot hetgeen noodzakelijk is.

6. Salesforce, klantomgevingen en verwerkersverantwoordelijkheid

Als Salesforce-specialist kan CloudEngagePro werkzaamheden uitvoeren in productieomgevingen, testomgevingen, marketingautomatiseringsplatforms en CRM-systemen van klanten. Dergelijke omgevingen kunnen bedrijfsvertrouwelijke informatie en persoonsgegevens bevatten. Toegang tot deze gegevens moet daarom vooraf functioneel, contractueel en technisch zijn afgebakend.

Wanneer CloudEngagePro optreedt als verwerker, handelen wij uitsluitend binnen de gedocumenteerde instructies van de opdrachtgever en de afspraken in de verwerkersovereenkomst. Deze afspraken omvatten waar relevant de aard en het doel van de verwerking, de categorieën persoonsgegevens, toegangsrechten, vertrouwelijkheid, beveiliging, subverwerkers, internationale doorgifte en de afhandeling van verzoeken van betrokkenen.

De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de eigen keuze en inrichting van Salesforce-producten, de rechtsgronden voor marketingactiviteiten, de kwaliteit van toestemmingsregistraties en de naleving van toepasselijke communicatie- en privacyregels, voor zover deze verantwoordelijkheden bij de opdrachtgever berusten.

CloudEngagePro verkrijgt door het uitvoeren van technische of functionele werkzaamheden niet automatisch het recht om klantgegevens voor eigen marketingdoeleinden te gebruiken. Toegang tot een Salesforce-omgeving betekent evenmin dat alle daarin aanwezige gegevens voor analyse, export, AI-verwerking of andere toepassingen mogen worden hergebruikt.

7. Gebruik van kunstmatige intelligentie en automatisering

In het kader van advies, analyse, tekstverwerking, documentatie of technische voorbereiding kunnen AI-ondersteunde hulpmiddelen relevant zijn. De inzet van dergelijke hulpmiddelen moet worden afgestemd op het doel van de verwerking, de aard van de gegevens, contractuele beperkingen en de beschikbare beveiligings- en privacywaarborgen.

Voor persoonsgegevens uit klantomgevingen geldt dat verwerking via externe AI-diensten alleen mag plaatsvinden wanneer de betreffende verwerking binnen de opdracht en de toepasselijke afspraken is toegestaan. Daarbij moeten onder andere de noodzaak van gegevensverstrekking, eventuele anonimisering of pseudonimisering, leveranciersvoorwaarden, opslag, internationale doorgifte en mogelijk gebruik van gegevens voor modeltraining worden beoordeeld.

Waar mogelijk wordt gewerkt met gegevensminimalisatie en gegevens die niet rechtstreeks tot individuele personen herleidbaar zijn. Vertrouwelijke klantgegevens mogen niet uitsluitend vanwege het praktische gemak in externe systemen worden ingevoerd. Indien een opdrachtgever specifieke beperkingen voor AI-gebruik heeft vastgesteld, maken deze onderdeel uit van de voorwaarden waaronder werkzaamheden worden uitgevoerd.

Het gebruik van AI betekent niet dat verantwoordelijkheid voor de kwaliteit, rechtmatigheid of vertrouwelijkheid van gegevensverwerking aan een geautomatiseerd systeem wordt overgedragen. Waar menselijke beoordeling noodzakelijk is, blijft die een onderdeel van het werkproces.

8. Beveiliging en vertrouwelijkheid

CloudEngagePro hanteert als uitgangspunt dat toegang tot persoonsgegevens moet worden beperkt tot de personen en systemen die deze gegevens nodig hebben voor een legitiem doel. Passende technische en organisatorische beveiliging moet aansluiten op de aard van de gegevens, de gevoeligheid ervan en de risico’s van de verwerking.

Relevante beveiligingsmaatregelen omvatten onder meer toegangsbeheer, sterke authenticatie, waar mogelijk multifactorauthenticatie, versleutelde verbindingen, zorgvuldig beheer van accounts, software-updates en het beperken van onnodige gegevenskopieën. Bij klantprojecten worden aanvullende beveiligingsvereisten bepaald door de klantomgeving, de verleende rechten en de contractuele afspraken.

Wanneer sprake is van een mogelijke inbreuk in verband met persoonsgegevens, moet worden beoordeeld welke maatregelen noodzakelijk zijn om de gevolgen te beperken en of een melding aan de verantwoordelijke partij, de toezichthouder of betrokken personen vereist is. Voor klantgegevens die wij als verwerker behandelen, gelden de overeengekomen meldings- en samenwerkingsverplichtingen.

Geen enkel digitaal systeem kan absolute beveiliging garanderen. Daarom is voortdurende aandacht voor toegang, configuratie, kwetsbaarheden en operationele procedures noodzakelijk.

9. Internationale verwerking en doorgifte buiten de EER

CloudEngagePro werkt in een internationale zakelijke context. Daarbij kunnen klanten, leveranciers en digitale platforms gevestigd zijn binnen of buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Het gebruik van internationaal opererende cloud- en communicatiediensten kan leiden tot toegang tot of verwerking van persoonsgegevens vanuit andere landen.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, moet daarvoor een geldige doorgiftegrondslag bestaan. Afhankelijk van het ontvangende land en de betrokken dienstverlener kan dit bijvoorbeeld berusten op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of op passende waarborgen, zoals door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses). Waar nodig moeten aanvullende maatregelen en een beoordeling van de risico’s van de doorgifte plaatsvinden.

De vestigingsplaats van een softwareleverancier of de aanwezigheid van Europese datacenters biedt op zichzelf geen volledige garantie dat gegevens uitsluitend binnen de EER worden verwerkt. Daarom moeten ook onder meer supporttoegang, subverwerkers en de daadwerkelijke gegevensstromen worden meegenomen in de beoordeling.

10. Cookies, analytics en websitevoorkeuren

CloudEngagePro.com gebruikt technische voorzieningen die noodzakelijk kunnen zijn voor een correcte werking en beveiliging van de website. Afhankelijk van de actuele websiteconfiguratie kunnen daarnaast analytische of marketingtechnologieën worden gebruikt.

Voor cookies en vergelijkbare technieken waarvoor toestemming vereist is, moet vooraf een geldige keuze worden gevraagd. Deze toestemming moet vrijelijk kunnen worden gegeven en kan worden ingetrokken. Het weigeren van niet-noodzakelijke cookies mag niet verhinderen dat de website in haar essentiële functies gebruikt kan worden.

Meer informatie over de soorten cookies, doeleinden, aanbieders, bewaartermijnen en beschikbare instellingen vindt u in onze Cookieverklaring.

11. Uw privacyrechten

Wanneer CloudEngagePro als verwerkingsverantwoordelijke uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u afhankelijk van de omstandigheden en de wettelijke voorwaarden verschillende rechten uitoefenen. Het gaat onder andere om het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar.

Wanneer verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken. De intrekking heeft geen terugwerkende kracht voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden. Tegen verwerking voor direct marketing kunt u bezwaar maken; persoonsgegevens mogen daarna niet langer voor dat doel worden verwerkt.

U kunt uw verzoek indienen via privacy@cloudengagepro.com. Wij kunnen u vragen aanvullende informatie te verstrekken wanneer dit noodzakelijk is om uw identiteit te verifiëren. Wij vragen daarbij niet meer persoonsgegevens dan nodig is voor een zorgvuldige afhandeling.

Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Wanneer een verzoek complex is of meerdere verzoeken tegelijk worden ontvangen, kan de wettelijke termijn onder de voorwaarden van de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij informeren u in dat geval tijdig over de verlenging en de redenen daarvoor.

Als uw verzoek betrekking heeft op persoonsgegevens die wij uitsluitend namens een opdrachtgever verwerken, kan de betreffende opdrachtgever de verwerkingsverantwoordelijke zijn. In dat geval helpen wij, overeenkomstig onze contractuele en wettelijke verplichtingen, bij een correcte afhandeling door die opdrachtgever.

Wanneer u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet op een rechtmatige manier worden verwerkt, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of, waar toepasselijk, een andere bevoegde Europese privacytoezichthouder.

12. Gegevens uit andere bronnen en geautomatiseerde besluitvorming

Bij zakelijke contacten kunnen gegevens niet alleen rechtstreeks van u afkomstig zijn, maar eventueel ook worden verstrekt door uw organisatie of worden verkregen uit relevante openbare zakelijke bronnen. Wanneer dit gebeurt, gelden de informatieverplichtingen van de AVG, waaronder waar toepasselijk het informeren over de categorieën gegevens, de herkomst en het doel van de verwerking.

Het gebruik van Salesforce, marketingautomatisering of AI betekent niet automatisch dat CloudEngagePro voor eigen doeleinden uitsluitend geautomatiseerde besluiten neemt met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor personen. Indien een dergelijke besluitvorming daadwerkelijk wordt toegepast, moet hierover specifieke informatie worden verstrekt, waaronder de relevante logica, het belang en de verwachte gevolgen, voor zover de AVG dat vereist.

13. Minderjarigen

CloudEngagePro richt zich met zijn dienstverlening op ondernemingen, zakelijke professionals en organisaties. De website en consultancyactiviteiten zijn niet specifiek bedoeld voor minderjarigen. Indien blijkt dat persoonsgegevens van minderjarigen zonder passende rechtsgrond zijn ontvangen, beoordelen wij welke maatregelen noodzakelijk zijn, waaronder verwijdering wanneer dat passend en wettelijk vereist is.

14. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer wetgeving, bedrijfsactiviteiten, technologie, leveranciers of onze gegevensverwerkingen veranderen. De actuele versie wordt gepubliceerd op CloudEngagePro.com en voorzien van een versiedatum. Wanneer een wijziging wezenlijke gevolgen heeft voor de verwerking van persoonsgegevens, beoordelen wij of aanvullende informatieverstrekking of toestemming noodzakelijk is.

15. Contact over privacy en gegevensbescherming

Heeft u vragen over deze privacyverklaring, de verwerking van persoonsgegevens, internationale gegevensdoorgifte of uw rechten onder de AVG? Neem dan contact met ons op via de onderstaande gegevens.

CloudEngagePro.com
Handelsnaam van OnlineMarketingMan.net
Zwanebloem 3
5803 LW Venray
Nederland

Privacycontact: privacy@cloudengagepro.com
Algemeen contact: info@cloudengagepro.com

Wij behandelen privacyvragen en verzoeken zorgvuldig en beoordelen per situatie welke informatie, maatregelen of vervolgstappen noodzakelijk zijn.